Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sungtương ứng xác định văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đó.
Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.
Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM:
Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện. Nội dung thông báo gồm:
Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện";
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện;
Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;
Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 18 Nghị định này của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Hồ sơ kèm theo thông báo, phải có:
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
Bản sao Điều lệ công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh;
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
Đối với chi nhánh kinh doanh các ngành, nghề phải có chứng chỉ hành nghề thì phải có thêm bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu chi nhánh.
Nếu văn phòng đại diện được lập tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp không phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, bản sao Điều lệ công ty trong hồ sơ đăng ký hoạt động.